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Política Protección de Datos Personales

2016 Constructora Colpatria S.A.
Esta actualización fue aprobada por la Junta Directiva en su sesión de 2016.
Disponible en la dirección electrónica: www.constructoracolpatria.com

Introducción

CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., dando cumplimiento a los artículos 15 y 20 de la ConstituciónPolítica de Colombia, a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y el desarrollojurisprudencial dado por la Corte Constitucional, garantiza de forma integral la protección y el ejerciciodel derecho fundamental de Habeas Data a todos los titulares de datos personales con los cuales tengarelación sea como responsable o sea como encargada de su tratamiento, según corresponda.

Este documento contiene el manual de políticas de protección de datos personales para ser aplicado enel manejo de las bases de datos personales que de manera general tengan relación con la compañía ycon terceros, en los términos que determina la Ley.

Constructora Colpatria S.A., es una sociedad comercial, legalmente constituida en Colombia,según consta en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comerciode Bogotá, identificada con NIT. 8600580706, es de naturaleza comercial, del tipo de las anónimas y serige por su Estatuto Social y en lo previsto en él, por las normas legales que regulan en Colombia estetipo de sociedades.

Constructora Colpatria S.A. en cumplimiento de la legislación vigente, adopta y hace público atodos los interesados la presente política la cual contiene los lineamientos y elementos esenciales parael cumplimiento con la legislación de Protección de Datos Personales.

Constructora Colpatria S.A.. lleva a cabo el tratamiento y la administración de datos denaturaleza pública y privada; las bases de datos referentes a datos personales se encuentran sujetas atodas y cada una de las obligaciones que dispone la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios ydemás normas en materia de Protección de Datos Personales.

Constructora Colpatria S.A., en aras de dar cumplimiento con lo establecido en este Manual,ha dispuesto como canal de atención para cualquier asunto relacionado con la protección de datospersonales sus oficinas ubicadas en la carrera 54 A No.127 A - 45 en Bogotá D.C., Colombia; Teléfono:(1)6439066 opción1 o la línea nacional018000119080 y el correo electrónicoservicioalcliente@constructoracolpatria.com

Glosario

Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento desus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas deTratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidadesdel Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para llevar a cabo elTratamiento de los datos personales.

Base de datos:
Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.

Canales para ejercer derechos:
Medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable y/o elEncargado del Tratamiento ponen a disposición de los Titulares de los datos para que el Titular ejerzasus derechos.

Dato biométrico:
Son los rasgos biológicos o físicos que permiten identificar a una persona como única frente al resto dela población; son datos biométricos entre otros, la huella dactilar, los rasgos fáciles, el patrón del iris delojo, el tono o timbre de voz.

Dato personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadaso determinables.

Dato público:
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, losdatos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o deservidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registrospúblicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamenteejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que esténcontenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.

Dato personal privado:
Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el públicoen general.

Dato sensible:
Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, talescomo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas ofilosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevaintereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos deoposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento:
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. en calidad de persona jurídica de carácter privado actúa comoencargada del Tratamiento de datos personales en los casos, en que por sí misma o en asocio con otros,realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de un Responsable del Tratamiento.

Formas de Tratamiento:
Los datos personales contenidos en bases de datos, podrán ser tratados de manera automatizada omanual. Son bases de datos manuales los archivos cuya información se encuentra organizada yalmacenada de manera física y bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administrancon la ayuda de herramientas informáticas.

Responsable del Tratamiento:
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. en calidad de persona jurídica de carácter privado actúa comoResponsable cuando por sí misma o en asocio con otros, cuando decida sobre la base de datos y/o elTratamiento de los datos.

Titular:
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia:
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datospersonales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a suvez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión:
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territoriode la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargadopor cuenta del Responsable.

Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Oficial de protección de datos:
Es la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protecciónde Datos Personales al interior de CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., bajo la orientación y lineamientos de la Junta Directiva. El Oficial de Protección de Datos para CONSTRUCTORACOLPATRIA S.A. es José Torres Juyó.

Principios para el Tratamiento de Datos Personales

El manejo y Tratamiento de datos personales en CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. está enmarcadodentro de los siguientes principios:

Principio de acceso y circulación restringida
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de lasdisposiciones de la presente Política, de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólopodrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.

El acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadaspor el Titular o demás personas previstas en la Ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet uotros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlablepara brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, laobligación de CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. será de medio y no de resultado.

Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, cuando esos datos notengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusivedespués de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendosólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de lasactividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

Todas las personas vinculadas con CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., están obligadas a conservary mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal,financiera, técnica, comercial o de cualquier otro tipo a la que accedan o sea suministrada en la ejecucióny ejercicio de sus funciones.

Todas las personas que trabajen actualmente con CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., o seanvinculadas a futuro, deberán suscribir un documento adicional a su contrato laboral o al contrato deprestación de servicios con base en el cual se comprometan a salvaguardar y mantener laconfidencialidad de la información y de los datos personales a los que llegue a tener conocimiento yacceso. La obligación de confidencialidad persistirá en forma indefinida inclusive después de finalizadasu relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Principio de finalidad
El Tratamiento de datos personales que CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. realiza obedece a unafinalidad legitima de conformidad con la Constitución y la ley, finalidad que se suscribe a la identificaciónde sus titulares, así como para desarrollar su actividad económica, la cual es informada al Titular.

Principio de legalidad
El Tratamiento de datos personales realizado por CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., se realiza dentrodel marco legal vigente y del alcance de las autorizaciones otorgadas por el titular del dato.

Principio de libertad
El Tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso einformado del Titular. Los Datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorizacióndel titular. CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. deberá contar con el consentimiento, previo, expreso einformado del Titular para tratar sus datos personales. En todo caso, CONSTRUCTORA COLPATRIAS.A. podrá tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos,sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos sean datos públicos.

Principio de seguridad
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos decarácter personal, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para darseguridad a los registros de datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o accesono autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. garantiza a los titulares de datos personales, que podrán obteneren cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información respecto a los datos personalesque le conciernan y que estén almacenados en sus bases de datos, dentro de parámetros legales.

Principio de veracidad o calidad
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. garantiza que la información contenida en las bases de datos queestén sujetas a Tratamiento; de tal forma que sean veraces, completas, exactas, actualizadas,comprobables y comprensibles. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sidocapturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma,quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. frente a sucalidad.

Tratamiento de Datos Personales

Tratamiento de datos públicos
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. tratará los datos públicos de los titulares de conformidad con lafinalidad para la cual es capturada dicha información, tomando las medidas necesarias que garanticenel cumplimiento de los principios y obligaciones legales respectivas.

Tratamiento de datos sensibles
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. solo tratará datos personales sensibles en aquellos casos que seaestrictamente necesario, para lo cual solicitará la autorización previa y expresa al titular del dato y leinformará la finalidad específica del Tratamiento.

CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. utiliza y trata datos de naturaleza sensibles, cuando:

  1. El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en loscasos que por ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre físicao jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar laautorización.
  3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa deun derecho en un proceso judicial.
  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesosde mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresiónde identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de laidentidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datossensibles.

En adición a lo anterior, CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. cumple con las siguientes obligaciones:

  1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorizaciónpara la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son decarácter sensible y la finalidad del Tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
  3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo queexista una causa legal o contractual para hacerlo).

Tratamiento de datos de menores
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. solo tratará datos personales de menores de edad, cuando estossean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, ysean requeridos para el cumplimiento de las obligaciones legales por parte de CONSTRUCTORACOLPATRIA S.A.

El Tratamiento de este tipo de datos personales, se realizará de conformidad con la ley, siempre ycuando se cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. exigirá al representante legalo tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor dé su opinión frenteal Tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez,autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.

CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los datospersonales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos y daráncumplimiento al régimen legal respectivo.

Clasificación de las Bases de Datos
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

Bases de datos de Clientes:
Corresponde a las bases de datos manuales y/o automatizadas, que contienen datos de naturalezapública y privada de personas naturales o jurídicas, con las cuales se mantiene un vínculo contractualy/o comercial en el desarrollo propio del objeto social de CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A.

TRATAMIENTO
El tratamiento al cual son sometidos los datos personales son entre otros los siguientes; Recolección,almacenamiento, uso, circulación, análisis, supresión etc.

FINALIDAD

Bases de datos de Proveedores:
Son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos personales de titulares conquienes existe un vínculo contractual y/o comercial entre CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. y el titulardel dato y cuyo Tratamiento tiene como finalidad cumplir con las obligaciones contractuales y legales.

TRATAMIENTO
El tratamiento al cual son sometidos los datos personales son entre otros los siguientes; Recolección,almacenamiento, uso, circulación, análisis, supresión etc.

Por medio de la herramienta JD Edwards se realiza la administración de la base de datos de proveedoresy contratistas de Constructora Colpatria S.A., a través del cual se realizan procesos de creación,actualización, consulta de información y fines netamente comerciales.

FINALIDADES

Bases de datos de Gestión Humana:

Son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos de titulares que se presentancomo candidatos, o se vinculan laboralmente con CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., o son extrabajadoresde CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A.

Esta base de datos incorpora información privada, pública, datos sensibles y de menores. El Tratamientode los datos personales para los fines diferentes al cumplimiento de las obligaciones derivadas de larelación laboral requerirá autorización previa del titular o su Representante Legal, según sea el caso. Enningún caso, CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. dará Tratamiento a los datos sensibles o de menoressin autorización previa.

CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., realizará el Tratamiento de los Datos Personales de losCandidatos para efectos de determinar si estos califican al perfil de un cargo a ser ocupado, previarealización de un proceso de selección, para verificar la calidad de la información suministrada por elcandidato y la autenticidad de la misma y para almacenar los datos con la finalidad de ser usados enfuturos procesos de selección.

Tratamiento

Para el Tratamiento de Datos, La Constructora Colpatria S.A., es licenciataria de una herramientatecnológica denominada Meta 4 (PeopleNet7), a través de la cual se administran procesos tales comola gestión de personal, nómina, selección, evaluación de funcionarios, formación y capacitación,compensación salarial y beneficios al funcionario, la creación y seguimiento a planes de carrera y laprevención de riesgos laborales.

Tales procesos se realizan por parte de las áreas que integran la Gerencia de Gestión Humana,mediante la asignación de perfiles que permiten restringir el acceso a la información almacenada, siendola consulta restringida a los datos requeridos para la administración de cada uno de los procesosmencionados.

FINALIDADES

Antes de la relación de trabajo
Efectuar un proceso de selección de una vacante y se limita a la participación en el mismo.

Durante la relación de trabajo
Administrar la relación contractual existente entre el trabajador y la empresa, lograr la adecuadaformación de personal, para adelantar la gestión del personal, nomina, de prevención de riesgoslaborales para lograr la promoción y gestión del empleo, así como para llevar a cabo las actividadesrelacionadas con el giro ordinario de los negocios de la compañía.

Finalizada la relación de trabajo

  1. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales,administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
  2. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
  3. Fines estadísticos o históricos.

Bases de datos de Visitantes:
Son las bases de datos manuales que contienen datos de titulares que visitan las instalaciones deCONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., de manera ocasional o habitual y cuyo Tratamiento tiene comofinalidad identificar, validar y llevar el registro histórico de accesos y controles de seguridad de losvisitantes de las instalaciones de CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A.

En esta base de datos, se incorpora tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores.El Tratamiento de los datos para los fines diferentes a los derivados del acceso de visitantes requeriráautorización previa del titular o su Representante Legal, según sea el caso. En ningún caso,CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. dará Tratamiento a los datos sensibles o de menores sinautorización previa.

Bases de datos del Circuito Cerrado de Televisión
La CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. ha dispuesto de cámaras de vigilancia privadas al interior desus instalaciones con el propósito de brindar seguridad tanto al inmueble como a sus alrededores, asícomo para los residentes y demás visitantes.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales los residentes y visitantes autorizan con suingreso a las instalaciones de la sociedad a CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. a almacenar, usar,circular y suprimir los datos que por este medio se recolecten.

La información es almacenada por un periodo inferior a un año tiempo luego del cual la información eseliminada.

DERECHOS DE LOS TITULARES

CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. garantiza a todos los titulares de los datos personales los derechosestablecidos legalmente, por lo cual el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento oEncargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento estéexpresamente prohibido o no haya sido autorizado;

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuandoexpresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto enel artículo 10 de Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen ocomplementen;

  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud,respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuestoen la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respetenlos principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresiónprocederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en elTratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley deprotección de datos y a la Constitución;

  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

DEBERES DE CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DELOS DATOS PERSONALES

CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. efectuará el Tratamiento de datos personales, únicamente encumplimiento de las finalidades autorizadas previamente por el titular del dato, y en todo caso encumplimiento de la normatividad respectiva.

CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. según actúe en calidad de Responsable o Encargado delTratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes y obligaciones:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

  2. Conservar y suministrar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y las demás normasque la modifiquen, adicionen o complementen; copia de la respectiva autorización otorgada por elTitular;

  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten porvirtud de la autorización otorgada;

  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa,exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas lasnovedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demásmedidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado delTratamiento;

  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento estépreviamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normasque la modifiquen, adicionen o complementen;

  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la información del Titular;

  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley de protección dedatos personales;

  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimientode la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen y enespecial, para la atención de consultas y reclamos;

  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusiónpor parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámiterespectivo;
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos deseguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁMETROS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

AUTORIZACIÓN
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. solicitará, previamente al Tratamiento de los datos, al titular deldato la autorización para el Tratamiento de datos personales por cualquier medio, físico o electrónico,que permita ser utilizado como prueba de la autorización.

La autorización contendrá como mínimo la siguiente información:

  1. El Tratamiento al que serán sometidos los datos personales y la finalidad específica del mismo.

  2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versensobre datos sensibles o sobre los datos de

  3. Los derechos que le asisten como Titular.

  4. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cualespodrá formular consultas y/o reclamos ante CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A.CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. conservará las autorizaciones obtenidas en forma física oelectrónica garantizando su consulta posterior.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES

Las consultas o reclamos relacionadas con los derechos de los titulares sobre datos personales se debenrealizar mediante un correo electrónico dirigido a servicioalcliente@constructoracolpatria.com, o a susoficinas ubicadas en la carrera 54 A No. 127 A – 45 en Bogotá D.C., Colombia; Teléfono: (1) 6439066,opción 1 o la línea nacional 018000 119080 adjuntando los documentos pertinentes que se considerennecesarios para acreditar la solicitud efectuada.

Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datospersonales podrán ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes, representantes y/o apoderados. Noobstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentreen situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de losmismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

El ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de laautorización de datos personales no tendrá costo.

Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas quela reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de losderechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de CONSTRUCTORACOLPATRIA S.A., podrá poner en conocimiento la negación o inconformidad frente al derecho ejercidoante Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEL DERECHO DE ACCESO
Los Titulares del dato podrán acceder en forma gratuita a su información y conocer el Tratamiento alcual es objeto, para lo cual deberán previamente acreditar su condición de titular o representante oapoderado para tales efectos.

El acceso se realizará a través de los canales de comunicación dispuestos por CONSTRUCTORACOLPATRIA S.A., y se realizarán dentro de los límites establecidos legalmente.

DEL DERECHO DE CONSULTA
Los Titulares de los datos personales en cumplimiento del principio de transparencia previa acreditaciónde su identidad podrán consultar la información de carácter personal que repose en las bases de datosde CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A.

Para garantizar el derecho de consulta, CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. pondrá a disposición delos Titulares los medios de comunicación que considere pertinentes a fin lograr el eficiente y oportunoejercicio de este derecho.

PROCEDIMIENTO DE EJERCICIO DERECHO DE CONSULTA
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fechade recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informaráal interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta,la cual en ningún caso podrá superar el doble del inicialmente previsto.

DEL DERECHO A RECLAMAR
El Titular de datos personales cuando estime que la información contenida o almacenada en una basede datos se encuentre desactualizada, incompleta, fraccionada o cuando advierta el presuntoincumplimiento a cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protecciónde Datos Personales, podrá en todo momento solicitar la corrección, actualización o supresión de losdatos. El titular podrá presentar su reclamación ante el Responsable y/o Encargado del tratamiento deCONSTRUCTORA COLPATRIA S.A.

PROCEDIMIENTO DEL DERECHO A RECLAMAR
  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargadodel Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar alreclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamoresulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepcióndel reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha delrequerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que hadesistido del reclamo. En caso de que CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. no sea competentepara resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) díashábiles e informará de la situación al interesado.

  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dichaleyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir deldía siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dichotérmino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá sureclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimientodel primer término.

DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., garantizará en todo momento al Titular del Dato, el derecho asolicitar la rectificación y actualización de los datos que reposen en sus bases o archivos cuando losmismos se encuentren incompletos o sean inexactos, de conformidad con el procedimiento y términosestablecidos.

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular deberá indicar lascorrecciones a realizar o los datos que deban ser actualizados, para ello deberá aportar ladocumentación que estime conveniente a fin de sustentar la solicitud.

DEL DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular de datos personales, tiene el derecho a solicitar la supresión de sus datos personales en lossiguientes eventos:

  1. Cuando sobre los datos se realice un Tratamiento que infrinja los principios, deberes y obligacionesprevistas en la Ley de Protección de Datos Personales y los decretos que la reglamenten.
  2. Cuando los mismos ya no sean requeridos para los fines que inicialmente fueron informados.La supresión consiste en la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con losolicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados porCONSTRUCTORA COLPATRIA S.A.

CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. se abstendrá de adelantar la supresión de los datos personalesúnicamente en los siguientes casos:

  1. Cuando por mandato de la Ley o en virtud de una relación contractual el titular de los datos deba permanecer en las bases de datos o archivos de CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A.
  2. En los casos en que los datos sean de naturaleza pública.

DEL DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
El titular de datos personales, puede revocar en cualquier momento, la autorización que sobre elTratamiento de éstos haya efectuado, a menos que exista un impedimento legal o contractual, el cualserá informado como respuesta a esta solicitud.

PROCEDIMIENTO DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN:
  1. La solicitud de RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIADE AUTORIZACIÓN se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o alEncargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que danlugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si lasolicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a larecepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que hadesistido de la solicitud.

    En caso de que CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. reciba un reclamo frente al cual no seacompetente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)días hábiles e informará de la situación al interesado.

  2. Una vez recibida la solicitud de reclamación y/o actualización completa, se incluirá en la base dedatos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor ados (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir deldía siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dichotérmino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimientodel primer término.

PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. establece en los contratos laborales y de prestación de servicios,cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el Tratamiento de datos personalesrelacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de Tratamiento de los datospersonales del Titular.

Los trabajadores y proveedores de CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., vinculados a través decontratos laborales o de prestación de servicios, respectivamente, son Responsables de reportar antela Superintendencia de Industria y Comercio cualquier incidente de fuga de información, dañoinformático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños,niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos deseguridad o cualquier situación que pueda vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generarcualquier tipo de discriminación.

CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. exige a sus proveedores y contratistas la inclusión de cláusulasen los contratos que permiten establecer con claridad el uso que estos terceros en calidad deEncargados le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, incluyendo las medidas de seguridad necesarias quegaranticen, en todo momento, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información decarácter personal encargada para su Tratamiento.

En los eventos en los cuales CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., actúe en la calidad de Encargadodel Tratamiento de datos, verificará que la finalidad, o finalidades, del Tratamiento autorizado por eltitular o permitidos por causas legales o contractuales se encuentren vigentes y que la finalidad guarderelación con la causa por la cual se va a tratar los datos personales.

TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. en desarrollo de su objeto podrá transferir datos de carácterpersonal a terceros países, siempre y cuando obtenga la correspondiente autorización por parte deltitular o según se requiera la declaración de conformidad por parte de la Superintendencia de Industriay Comercio, de conformidad con la Ley.

CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. identificada con Nit.: 860.058.070-6, en calidad de persona jurídicade carácter privado actúa como Responsable. Nuestras oficinas se ubicada la Carrera 54ª No. 127ª-45.Teléfono: 6439080. Correo Electrónico: servicioalcliente@constructoracolpatria.com

Oficial de protección de datos personales:
Se establece que el oficial de protección de datos personales de CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A.,es JOSÉ TORRES JUYÓ y/o la persona que la gerencia designe en su reemplazo, quien velará por eldebido cumplimiento de la presente Política y de las demás normas que regulen el uso de los datospersonales, quien podrá ser contactado a través del correo electrónico:servicioalcliente@constructoracolpatria.com

Los Encargados
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. actuará como Encargado del Tratamiento de los datos personales,respecto de la información que reciba por parte de sus clientes y/o proveedores en virtud de relacióncontractual o legal.

Deberes de los Encargados
CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. distingue entre Encargado interno y Encargado externo. Losencargados internos son empleados de CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A., por su parte losencargados externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos personales en nombre deCONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. para la realización de una tarea asignada (proveedores, asesoresexternos consultores, etc.)

Encargados internos
Los encargados para el Tratamiento de datos de acuerdo con el contenido al interior deCONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. son los siguientes:

BASE DE DATOS ÁREAENCARGADO
Clientes:Servicio al ClienteGerente del Servicio al Cliente
Proveedores:Gerencia de Negociaciones y EquiposGerente de Negociaciones y Equipos
Laborales:Gestión HumanaGerente Gestión Humana
Visitantes:Dirección AdministrativaDirector Administrativo

EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De conformidad con la legislación vigente, los Responsables y Encargados del Tratamiento de datospersonales deberán registrar sus bases de datos y el documento que contiene las Políticas yProcedimientos para la Protección de Datos Personales ante el Registro Nacional de bases de datosadministrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento quesobre el particular defina la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIGENCIA

La presente Política fue divulgada desde el 27 de julio de 2013, y aprobada su revisión y actualizaciónel 31 de agosto de 2016.

ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA:

CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A. podrá modificar los términos y condiciones de la presente política,en cumplimiento con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentariosy demás normas que complementen, modifiquen o deroguen esta política. Toda modificación sepublicará indicando los cambios efectuados en la página web: www.Constructora Colpatria.com

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las Bases de Datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidadesdel Tratamiento en cada Base de Datos, o el período de vigencia que señale una causa legal, contractualo actividad específica.

INFORMACIÓN DE CONTACTO:

Cualquier inquietud relacionada con esta política, comuníquese a través de los siguientes canales decomunicación:

REFERENCIA NORMATIVA:

La presente Política de Protección de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con lassiguientes normas: Constitución Política Nacional, Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015.